Поэтому подготовка к выступлению во многом напоминает подготовку к спектаклю: от написания сценария до режиссерской и оформительской работы, не говоря уже о постоянных репетициях. В театральной постановке все эти обязанности распределены между разными людьми, а к выступлению, как правило, готовишься в одиночку.
Ориентируемся в задачах — формулируем цель
Подготовку выступления следует начинать с ответа на один, казалось бы, простой вопрос: чего вы хотите добиться в результате общения с аудиторией? Чтобы представители министерства оценили успехи организации и выделили дополнительное финансирование? Чтобы партнеры заинтересовались новыми возможностями учреждения? Чтобы оно привлекло потенциальных клиентов?
Данный этап очень важен, поскольку здесь формулируется главная цель всего выступления. Формулировка обозначает, на что ориентироваться, куда направлять каждый шаг подготовки.
Допустим, оратор планирует рассказать об успехах организации. Если цель выступления — привлечение новых клиентов, рассказ должен подтверждать мысль: быть клиентом учреждения удобно, и наши услуги соответствуют вашим запросам.
Если цель — привлечение партнеров, то необходимо раскрыть перспективы надежного и взаимовыгодного сотрудничества. Если цель — привлечение дополнительного финансирования, успехи должны демонстрировать эффективное освоение средств в прошлом и возможности учреждения.
Определяем направление — работаем над темой
После формулировки цели можно приступать к работе над темой выступления. По сути, это прорисовка маршрута. Ведь даже к одной точке на карте можно двигаться различными путями.
Кто-то считает, что объездная дорога лучше — нет колдобин, а кто-то предпочитает идти напрямую, потому что у него вездеход. Выбирая маршрут, человек анализирует возможности, обстоятельства и ресурсы. Аналогичная ситуация и с подготовкой выступления.
Например, если цель — завоевание новых потребителей, тогда тему выступления следует сформулировать примерно так: «Быть нашим клиентом выгодно».
Если нужно заинтересовать партнеров — главная мысль будет звучать иначе: «Мы готовы поделиться успехом в работе с клиентами». Нужно финансирование — тогда можно заявить, что вложения в услуги для клиентов окупаются. Тема — это «подталкивание» слушателей к принятию нужного решения: клиентов — к приобретению услуг организации, потенциальных партнеров — к сотрудничеству, инвесторов — к финансированию и т.д.
Когда тема сформулирована, «маршрут» проложен, каждый шаг должен стать приближением к намеченной цели. Отклонение от темы влево или вправо — уже остановка, даже если там что-то очень интересное. Уход в сторону не способствует достижению цели.
Делаем визитку — придумываем заголовок
Заключительный шаг — облачить тему в словесную форму: придумать выступлению название. Обратите внимание, что тема выступления — это не его заголовок. Это понимание задачи. Название — визитная карточка выступления.
Процедура названия таит свои подводные камни. Первый из них называется «неконкретно». Допустим, требуется заинтересовать партнеров. А заголовок выступления звучит так: «Шаги навстречу». Кто идет? Куда идет? Зачем? И вообще, о чем речь? Понятнее будет: «Вам выгодны наши успехи».
Второй «камень» при выборе названия не такой опасный, но если есть возможность, лучше его обойти. Он называется «неинтересно». Сравните два заголовка: «Вы делаете ошибки в английском?» и «Вы делаете эти ошибки в английском». Одно маленькое слово — а столько интриги.
Третий «камень» очень коварный. Он может изменить отношение слушателей даже к хорошему докладчику. Это «неправда». У студентов популярна такая шутка. Именинник получает в подарок большой сверток, украшенный нарядным бантом. Он разворачивает презент. Под упаковкой оказывается еще один слой бумаги, потом еще… Когда виновник торжества добирается до сердцевины «матрешки», на свет извлекается расческа или другая житейская мелочь. Юность воспринимает такие шутки с юмором. Более серьезная аудитория — с раздражением.
При выступлении функцию нарядной обертки выполняет название. Оно не должно вводить слушателя в заблуждение. Если в заголовке указано: «У вас никогда не будет проблем с клиентами», значит, нужно достать волшебную палочку, взмахнуть ею и как следует зафиксировать исполнение желания. Или переделать заголовок в более реалистичный.
Существует и четвертый «подводный камень» — многословность. Сравним: «Вам выгодны наши успехи» и «Потенциальным партнерам нашей организации выгодно это сотрудничество для получения максимальной прибыли путем реализации новых услуг». Продираясь сквозь словесную конструкцию, в конце предложения легко забыть ее начало. Оптимальная длина названия — три-четыре слова.
Разрабатываем маршрут — пишем тезисы
После того, как цель выступления определена, а тема сформулирована, пора приступать к работе над тезисами. Каждый тезис — шаг к достижению цели. В школе многие писали план сочинения. Формулирование тезисов — примерно то же самое. Это пошагово расписанный маршрут к главной цели.
Например, если тема выступления — «Быть нашим клиентом выгодно», тезисы могут быть следующими:
- Клиенты получают именно то, что им нужно, поскольку мы изучаем потребности аудитории и формируем под них свои предложения. Только мы предоставляем эти услуги.
- Мы повышаем качество обслуживания (привлекаем лучших специалистов, модернизируем оборудование, расширяем спектр услуг).
- Мы оптимизируем стоимость услуг (снижаем издержки за счет инноваций, предлагаем бонусы).
- Результат: 85% клиентов заключают повторный договор, 50% клиентов приходят по рекомендации уже существующих.
- Быть нашим клиентом выгодно.
Тезисы могут идти последовательно, вытекая один из другого (например, модернизация оборудования, расширение спектра услуг и привлечение специалистов — это раскрытие тезиса о повышении качества обслуживания), а могут быть равнозначными (приведенные в примере акценты на повышение качества обслуживания и оптимизацию цен).
Важно заинтересовать аудиторию уже в самом начале выступления. Самый сильный интерес вызывает потенциальная выгода — желательно, чтобы публика сразу смогла понять, какую именно пользу она может получить от предоставленной информации (востребованную услугу, дополнительную прибыль, одобрение руководства и т.д.).
Завершение речи должно подчеркивать главную мысль, возможно содержать призыв к действию. «Запоминается последняя фраза — это Штирлиц вывел для себя, словно математическое доказательство. Важно, как войти в нужный разговор, но еще важнее искусство выхода из разговора» (Юлиан Семенов, «Семнадцать мгновений весны»).
Впрочем, главной мысли, которая сформулирована в цели, должно подчиняться все выступление. Так, каждый из приведенных выше тезисов подчеркивает мысль «быть нашим клиентом выгодно».
Движемся к цели — работаем над текстом
Имея план, можно приступать к работе над текстом. И здесь появляется два вопроса. Нужно ли писать текст выступления? Кто-то предпочитает подробно расписывать каждую мысль. Кто-то ограничивается тезисами. Все зависит от индивидуальных особенностей.
Однако любителей читать по бумажке следует предостеречь: лектор, уткнувшийся в свои записи, теряет контакт с аудиторией. Напечатанный текст хорош при репетиции выступления, но не во время него. А чтобы не потерять мысль, можно выделить главные предложения.
При работе над текстом также следует учитывать особенности аудитории. Если в зале специалисты — использование профессиональной терминологии допустимо. Выступление рассчитано на широкую публику? Тогда речь должна быть понятна всем собравшимся.
На сколько времени планировать?
Очень важно обратить внимание на продолжительность нахождения перед публикой. Существуют темы, на которые можно говорить часами.
Но исследования показывают, что через 15 минут интерес слушателей начинает снижаться. Поэтому идеальная формула выступления — 15 + 5 (запланированный текст + ответы на вопросы). Если нет возможности уложиться в это время, желательно позаботиться о «будильниках» — ярких моментах речи, которые вновь повысят внимание собравшихся. Это может быть шутка, интересный пример, обращение к аудитории.
Если докладчик хочет сказать много, а времени у него мало, появляется соблазн ускорить изложение. Однако быстро проговоренный текст воспринимается плохо, поэтому лучше попытаться сократить его, оставив только действительно нужное.
А вот жалеть время на расстановку так называемых театральных пауз перед главными предложениями не следует. Данный прием повышает эффективность изложения в разы.
Чем иллюстрировать? Создаем визуальный ряд
Более 70% информации человек воспринимает через зрение. В качестве иллюстраций могут быть использованы рисунки, фотографии, предметы, данные исследований или статистики, слайды.
Однако следует помнить об опасности образа-«вампира». В качестве такого образа может выступить красивая картинка, юмористический рисунок — то, что притягивает взгляды, вызывает желание всмотреться в детали и полностью переключает внимание с темы выступления на его отдельную составляющую.
Слайд в помощь
В последнее время слайды все более популярны. Именно подборку слайдов часто называют презентацией. На самом деле они — лишь иллюстрация презентации.
В Википедии указано, что презентация — это в первую очередь общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного. И главный элемент в любой презентации — спикер, а не набор последовательно меняющихся картинок.
Существуют компьютерные программы, позволяющие красиво оформить презентацию. Например, PowerPoint предлагает и всплывающие окна, и мигающие надписи, и графики.
Не стоит увлекаться всеми возможностями. Мигания, всплывания и другие «сюрпризы», несомненно, привлекут внимание аудитории. Однако если такие эффекты будут в каждом слайде, результат получится противоположный: люди устанут смотреть на экран и переключат внимание на что-то другое, возможно к теме презентации не относящееся.
Другой минус касается перегрузки слайдов информацией, возникающей из-за желания оратора вложить в ограниченное пространство максимальное количество текста, графиков, диаграмм. Возможно, у выступающего есть причины для подобного нагромождения, однако у аудитории, прежде всего у тех, кто находится на задних рядах, нет ни времени, ни желания разбирать загадочные картинки.
Существует еще одна опасность использования слайдов, перегруженных информацией, — выступающие хотят непременно их прочитать, забывая, что это всего лишь иллюстрация. Они зачитывают текст, уткнувшись в экран (то есть став спиной к зрителям) и теряя контакт с аудиторией. А ведь нужно не читать, а общаться.
Современные компьютерные программы позволяют быстро создать любое количество нужных картинок. Поэтому у выступающего появляется желание проиллюстрировать практически каждое свое предложение.
Однако оптимальное количество слайдов определяется исходя из оптимального времени выступления: разрешенная «скорость» — не более слайда в минуту. Иначе получится мелькание картинок. Двадцати визуализаций при 15-минутном выступлении более чем достаточно, но лучше, чтобы количество слайдов равнялось количеству тезисов.
Презентация должна начинаться открывающим слайдом, содержащим название выступления, дату, имя и должность выступающего. Следует позаботиться и о концовке — как правило, это благодарность за внимание, а также контактная информация (адрес электронной почты, номер телефона).
Контактная информация очень важна — она дает дополнительную возможность общения с заинтересованной аудиторией. К тому же некоторые организаторы мероприятий размещают материалы участников на своих сайтах. В этом случае указание контактов будет «работать» и после выступления.
Господин оформитель
При подготовке слайдов не забывайте о единстве стиля. Демонстрация должна быть цельной, а не напоминать «лоскутное одеяло». Смешение стилей оформления и шрифтов характерно для дилетантов.
Некоторые компьютерные программы могут не читать сложные шрифты. Поэтому, если выступающий планирует использовать не свою, а чужую оргтехнику, со шрифтами лучше не экспериментировать. Рекомендуем использовать не более трех цветов и не более двух вариантов шрифтов (лучше, если это будут Times New Roman, Arial или Calibri).
В качестве фона лучше брать белый: этот цвет позволяет легче воспринимать информацию. Другие цвета допустимы, главное, чтобы они не были яркими и не влияли на удобство восприятия текста.
Важна каждая буква
Некоторые докладчики, желая подчеркнуть особую значимость своих слов, используют только прописные буквы. Столь кричащее оформление было популярно лет восемь назад, сейчас это считается дурным тоном.
Кроме того, подобное написание не очень удобно для чтения. Каждое слово имеет свой визуальный образ, поэтому глаз узнает слово, даже если в нем «прпущена» какая-то «бква», как в этом предложении. При использовании прописных букв все составляющие слова равны, высота букв одинакова (сравните: образ и ОБРАЗ). Поэтому узнать слово сложнее.
Другие любители заглавных букв используют их в названиях должностей Главных Лиц Очень Солидных Учреждений. Однако по правилам русского языка только должность Президента РФ пишется с прописной буквы, да и то в официальных текстах.
Разные мелочи…
Следующий этап подготовки выступления должен быть посвящен важным мелочам, поскольку ни технические, ни организационные проблемы не должны помешать общению с аудиторией.
Если при показе иллюстраций предполагается использовать компьютер, нужно уделить особое внимание формату слайдов. Следует узнать, подходит ли он к программному обеспечению оргтехники, которая будет использована при выступлении. Есть возможность — протестируйте, нет — сделайте иллюстрации в трех наиболее популярных форматах (это не очень долго): PowerPoint 2007, PowerPoint 97-2003 и Adobe Reader. Что-нибудь да откроется.
Можно также поинтересоваться, в каком помещении будет проходить мероприятие: каковы его размеры, акустика, расположение кафедры выступающего (имеется ли вообще эта кафедра).
Будьте готовы к неожиданностям — техника имеет свойство выходить из строя. Продумайте, что делать, если слайды вдруг не откроются. Можно ли донести мысль без этих иллюстраций?
…и человеческий фактор
Человек, хорошо знающий тему, держится увереннее, чем тот, кто «плавает» в данном вопросе. Однако даже всестороннее владение информацией не может быть поводом игнорирования работы над образом.
Сгорбленная, неподвижная фигура, спрятавшаяся за трибуну и еле слышно говорящая что-то, даже очень полезное, заинтересует лишь единицы. Если оратор бегает по залу, шутит по поводу и без, неустанно размахивая руками, — публика тоже не будет в восторге. Следует найти золотую середину.
Идеальный вариант — записать репетицию выступления на видео и посмотреть отснятый материал: оценить движения, жесты, мимику. Затем поработать над собой. Но не нужно на этом «зацикливаться», иначе выступление превратится в самоанализ. Можно сделать выводы и постараться исключить слова-паразиты и ненужные жесты из повседневной жизни. Тогда и при общении с публикой они автоматически ликвидируются.
Указка и микрофон при неумелом использовании скорее помешают, чем помогут.
Некоторые докладчики любят нервно водить указкой по слайдам, стремясь охватить всю поверхность экрана и забывая, что этот предмет служит для того, чтобы акцентировать внимание аудитории на самом главном. А некоторые ораторы так увлекаются разглядыванием слайдов, что отворачиваются от микрофона. Если помещение большое и людей в нем много, 90% собравшихся в данной ситуации не услышат ни единого слова. Речь выступающего будет предназначена не людям, а экрану.
Чтобы слова звучали динамично и убедительно, следует избегать безличных предложений. Не «нами было привлечено 35% новых клиентов», а «мы привлекли 35% новых клиентов».
Бесценность общения
В любом коллективе существуют особо активные члены, и коллектив слушателей здесь не исключение. Следует быть готовым к внеплановому общению — иногда спикера могут прервать на самом интересном месте.
Если вопрос по существу, можно ограничиться кратким ответом. Однако позволять втянуть себя в дискуссию — значит уклониться от движения к намеченной цели и потерять время, то есть выйти из оптимальной двадцатиминутной нормы. Если же вопрос — просто ради вопроса (бывают и такие), лучше предложить обсудить его позже, с глазу на глаз.
В конце выступления обычно отводится время для общения со слушателями. Лучше, если это будет не спонтанный поток реплик, а уже отобранные, наиболее интересные вопросы.
Можно попросить аудиторию в ходе выступления присылать записки. Некоторые ораторы идут на маленькую, но оправданную хитрость: подсаживают в зал своего человека, чтобы тот задал нужный вопрос, еще раз сконцентрировав внимание собравшихся на главной теме, или пишут сами себе послания с нужным текстом.
В заключение отметим, что публичному выступлению нужно учиться. Существует множество способов улучшить свои знания, умения и навыки в этой сфере. С помощью аудио- и видеозаписей, анкетирования и личных бесед можно выяснить слабые и сильные стороны презентации, уделить им особое внимание. И на практике проверить рост эффективности.