При этом той же ленью мы обычно объясняем свою или чужую склонность откладывать важные рабочие (и не только) дела на потом и делать их в последний момент.
И мало кто догадывается, что в большинстве случаев лень совершенно ни при чем. Что на самом деле у людей с такой склонностью весьма серьезная психологическая проблема, в большей степени распространенная, вы не поверите, среди истинных трудоголиков. Имя ей — «прокрастинация», или «промедление». Как и многие другие проблемы, она уходит корнями в наше «безоблачное» детство. А раз так, то сначала имеет смысл разобраться с ее причинами.
Прокрастинация — понятие в психологии, обозначающее склонность к постоянному откладыванию на потом дел и неприятных мыслей. Проявляется в том, что человек, осознавая необходимость выполнения конкретных важных дел (например, своих рабочих обязанностей), игнорирует эту необходимость и занимается пустяками.
Причины промедления
Выделяются три базовые психологические причины.
БОЯЗНЬ ПРОВАЛА — БОЯЗНЬ УСПЕХА — ПЕРФЕКЦИОНИЗМ
Вспомните время, когда вы были детьми. Впереди важная контрольная, и вы очень нервничаете по этому поводу. Возможный ход мыслей ребенка: «Если я буду долго готовиться, а потом получу трояк, значит, я бездарь. А если я не буду слишком напрягаться и получу трояк, то это потому, что я мало готовился». Вот она, боязнь провала.
Потом, когда мы становимся взрослыми, мы никак не можем заставить себя ввязаться в новый важный проект, потому что на самом деле страшно: «А вдруг не сумею? Вдруг не получится?» Поэтому проще отговориться, что «не больно-то и хотелось», чем освоить десятипальцевую слепую печать, выучить иностранный язык или научиться водить машину.
А вот боязнь успеха детскими глазами: «Если я хорошо подготовлюсь к школьному конкурсу чтецов, то я хорошо выступлю, и меня отправят на районный или сразу городской конкурс, а это та еще нервотрепка».
Или вот: «Мне нравится биология, но если я стану по ней отличником, мальчишки будут дразнить меня «ботаником». Став взрослыми, мы тоже пугаемся, что, однажды справившись со сложным делом, мы будем обречены либо на его постоянное выполнение, либо на получение еще более сложных заданий.
Перфекционизм — стремление человека делать все абсолютно правильно и на высшем уровне. Перфекционист часто предъявляет к себе совершенно нереалистичные требования.
Казалось бы, это качество должно мотивировать нас к росту, к победам над собой. Но происходит противоположное: мы понимаем, что не в состоянии соответствовать столь высоким требованиям, но подсознательно не можем с этим смириться и предпочитаем не делать дело вообще, чем сделать его неидеально.
Кстати, мы с вами нередко сами создаем будущего промедлителя из собственного ребенка, предъявляя к нему чрезмерно завышенные требования и способствуя формированию у него заниженной самооценки.
Но вернемся к себе. Перфекционист практически всегда идентифицирует себя со своей работой. Если кому-то не нравится, как мы ее выполнили, для нас это равносильно тому, что нас самих назвали бездарями.
Именно поэтому нам проще повременить со сложным заданием, нежели сразу взяться за его выполнение. Но поскольку окружающие нередко из лучших побуждений начинают уговаривать нас взяться за дело либо давить и принуждать к его выполнению, то прокрастинация вообще становится замкнутым кругом, из которого мы уже не в состоянии выбраться:
БОЯЗНЬ ПРОВАЛА → ПРОМЕДЛЕНИЕ → НЕДОВОЛЬСТВО СОБОЙ
↑ ↓
ПОТЕРЯ УВЕРЕННОСТИ ← ДЕПРЕССИЯ ← БЕСПОКОЙСТВО
Способы преодоления промедления
Способ 1. Делим «слона» на «бифштексы»
В тайм-менеджменте большие и сложные задачи называются «задачи-слоны». И для того чтобы «съесть слона», его необходимо разрезать на «бифштексы», то есть разделить большую задачу на малые составляющие.
Данная техника применима и тут — периоды работы надо сделать достаточно короткими, и по завершении каждого периода обязательно награждать себя чем-то приятным. Иными словами, для каждого дела-«надо» необходимо установить дело-«хочу», однако оно не должно по времени превышать время выполнения дела-«надо».
Например, в преддверии годового отчета требуется сверка с контрагентами, а их почти три десятка. Настройте себя, что завтра-послезавтра вы «окучите» крупные компании, а потом встретитесь с подругой. Потом на очереди средние, после чего — поход с мужем в кино. А затем останется свериться с мелкими фирмами.
Способ 2. Учимся в процессе
Многим из нас свойственно откладывать на потом дело, если мы в самом начале не представляем, как делать его до самого конца. Мы тянем, говоря себе, что, когда разберемся в деле до конца, тогда и начнем его выполнять.
Но это может привести к тому, что дело не будет выполнено к определенному сроку, что повлечет за собой какие-либо санкции — как для вас, так и для фирмы. Поэтому главная задача — начать работу, а по ходу дела учиться тому, как правильно сделать следующий шаг.
Допустим, вы впервые столкнулись с необходимостью оформить и рассчитать декретные. Затягивая это дело, вы рискуете пропустить 10-дневный срок, отведенный для назначения пособия. А это уже серьезное нарушение законодательства.
Способ 3. Сначала планируем отдых, а потом — работу
Любопытной техникой является так называемое антирасписание, когда вы прежде всего планируете досуг, развлечения и прочие радости жизни, а уже то время, что осталось, посвящаете делам и заботам. Это только на первый взгляд кажется забавным. На самом деле, когда перед вами яркая картина интересных нерабочих событий, а не беспросветная работа, то и сложные рабочие задачи кажутся уже не столь пугающими.
Способ 4. Планируем от конца к началу
Перед началом любой объемной и времязатратной работы нам кажется, что времени предостаточно, поэтому от того, что мы повременим, большой беды не будет. Но если мы определим дедлайн нашей работы, а затем от него начнем расписывать мелкие дедлайны промежуточных дел, то вскоре станет ясно, что начинать работу надо уже сейчас, а не через 2 недели, как нам казалось.
Способ 5. Ограничиваем время на выполнение задачи и концентрируемся на процессе
Промедлитель имеет такое свойство: чтобы оправдаться перед самим собой за нежелание приступить к важному делу, он отчаянно бросается в омут текучки, которой всегда много. И вот когда он уже задыхается от работы, то наконец успокаивается — ведь заниматься стратегически важными делами ему действительно становится некогда. Лучше всего просто заводить будильник и два-три часа ежедневно отводить решению сложной задачи — с погружением, не отвлекаясь на посторонние занятия.
Способ 6. Позволяем себе творить
Если нас продолжает тревожить, что мы не до конца понимаем, как должна в дальнейшем решаться наша трудная задача, стоит попробовать провести мозговой штурм с самим собой.
«Отпускаем» поток сознания на волю: просто размышляем на заданную тему и обязательно записываем все соображения, пришедшие в голову. Минут 10 поразмышляли, отдохнули и начинаем колдовать над нашими записями, выстраивая структуру из хаоса разрозненных мыслей и идей. Поверьте, в этой структуре обязательно найдется оригинальное решение вашей трудной задачи.
Способ 7. Прощаем себе неудачи
Давайте вспомним спортивные соревнования, например по прыжкам в высоту, когда спортсмену дается несколько попыток. То есть считается абсолютно нормальным, что спортсмен может допустить ошибку.
Но если это профессионал, он не будет на ней зацикливаться, а сконцентрируется и предпримет новую попытку. Вот и нам не следует фиксироваться на неудаче, вновь и вновь прокручивать ее в голове и, как следствие, находить все новые предлоги для того, чтобы в будущем не браться за подобную работу. Любой опыт полезен, в том числе и неудачный. Делаем необходимые выводы и вновь приступаем к нашему важному делу.
Как руководить промедлителем
Допустим, что мы успешно преодолели в себе прокрастинацию. Но, будучи руководителями, мы вдруг стали замечать, что промедлители есть среди наших подчиненных. Как же работать с ними? Если вы заинтересованы в повышении эффективности их работы, вам стоит прислушаться к таким советам.
Совет 1
Старайтесь не использовать жесткие и категоричные формулировки. Промедлителю свойственно чувствовать себя жертвой.
Ход его мыслей примерно таков: «Я должен выполнить эту работу, причем идеально. При этом я еще долго не смогу заниматься тем, что мне действительно интересно и доставляет удовольствие». При подобном взгляде на жизнь отношение к себе у промедлителя и так суровое.
А если еще и руководитель велит срочно и безошибочно выполнить такую-то работу, то у промедлителя и вовсе наступает паника, что он не сможет соответствовать, и работать ему станет совсем невмоготу. Приведем примеры неудачной и удачной формулировок.
🙁 «Вам нужно до завтрашнего дня закончить квартальный отчет, иначе проблемы будут у всего отдела».
🙂 «Директор попросил нас к завтрашнему совещанию закончить квартальный отчет. Поскольку вы наиболее опытный и компетентный специалист, возьмите это поручение на себя. Если возникнут какие-то проблемы, дайте мне знать».
Совет 2
Не грузите промедлителя множеством сложных дел. Поскольку он и так остро ощущает непомерность задания, лучше ориентировать промедлителя на конкретную и измеримую цель, привязанную ко времени. Так ему проще будет разбить ее на множество подцелей и выявить небольшие задачи, чтобы можно было двигаться маленькими шагами и постоянно получать положительный результат. Приведем примеры.
🙁 «К следующей пятнице вам нужно представить на совещании готовую программу конференции с полным списком выступающих и темами их докладов».
🙂 «К следующей пятнице нам нужно подготовить программу конференции. Поэтому завтра для рассылки приглашений покажите мне, пожалуйста, предварительный список выступающих. Если нужно, я попрошу Машу, чтобы весь сегодняшний день она выполняла ваши обязанности».
Совет 3
Промедлителя обязательно надо хвалить, причем за каждый успешно сделанный этап работы. Промедлитель всегда боится совершить ошибку.
Поэтому по отношению к нему нужна положительная мотивация. Кроме того, он должен четко осознавать пределы своей ответственности, ведь зачастую промедлитель считает себя в ответе решительно за все, хотя на самом деле это совсем не так. Если он получит четкие инструкции, регламентирующие каждый шаг его деятельности, он будет чувствовать более безопасно.
Ну и не забываем о том, что методы руководства, основанные на заинтересованности исполнителя, всегда результативнее, нежели требование покорности и слепого подчинения.